Von Schlechtwetter- bis zu Hurricane-Warnung - Wie sich die Hoteliers darauf vorbereiten können

Wenn man den aktuellen Medienberichten europaweit folgt, dann ziehen in der Tourismus-Wetterküche wieder bedrohliche Wolken auf. Aber niemand weiß, ob sie sich zu einem Hurricane, einem Tropensturm oder doch nur zu einem gewöhnlichen Gewitter formieren werden. Auch die exakte Richtung und Stärke ...

Haben wir ähnliche Sturmtief-Vorzeichen (für den Sommer-Tourismus) nicht auch schon im letzten April und Mai gehabt? Haben wir damals im alpinen Urlaubs-Tourismus nicht auch alle Vorkehrungen getroffen, um uns vor dem schlimmsten Sturm so gut es geht zu schützen und waren dann sehr froh, dass er die Urlaubs-Destinationen nur gestreift hat? Mit voller Wucht und katastrophalen Auswirkungen hat ein Hurricane allerdings in der Stadt- und MICE-Hotellerie eingeschlagen, dreht sich dort leider immer noch mit zerstörerischer Kraft im Kreis und es gibt keine Anzeichen, dass er bald abzieht.

Das soll jetzt keinesfalls bedeuten, dass der Winter-Urlaubstourismus diesmal nicht auch massiv getroffen werden kann. In einem der Prognose-Szenarien müssen wir uns auf das Schlimmste einstellen und uns entsprechend vorbereiten und schützen. Was wir jedoch aus den Erfahrungen aus dem letzten Frühsommer mitnehmen können, ist, wie man sich für die unterschiedlichen Szenarien vorbereitet und dann äußerst kurzfristig agieren kann. Die Kurzarbeit (vor allem die Flexibilität im Einsatz) hat sich mittlerweile zu einem sehr probaten Hilfsmittel dazu entwickelt. Für alle Verantwortlichen im Winter-Urlaubstourismus gilt es also wieder, Szenarien für den eigenen Betrieb zu simulieren, die Erfahrungen aus dem Sommer miteinzubeziehen und entsprechende Alarmpläne und Budgets gemeinsam mit den Führungskräften auszuarbeiten.

In diesem Zusammenhang steht für Unternehmer:innen und Manager:innen in den zweisaisonalen Urlaubshotels eine erste Entscheidung unmittelbar an (sofern dies von behördlicher Seite überhaupt möglich ist):

(Wann) Sperren wir das Hotel auf?

Im Gegensatz zum Sommer-Tourismus, wo ein „Soft-Start“ zu Saisonbeginn möglich ist, beginnt die Winter-Saison (abgesehen von einer kurzen Vorlaufzeit im Advent) traditionell immer mit einem „Katapult-Start“ zu Weihnachten mit vollem Haus. Das fordert diesmal die Manager:innen nicht nur zur Entscheidung, wann sondern auch, ob das Hotel zu Weihnachten überhaupt geöffnet wird.

Beide Fragestellungen treffen nicht nur die klassische Saison-Hotellerie, sondern auch die Urlaubs-Hotels, die in den letzten Jahren mühevoll den November und die Vorweihnachtszeit geöffnet und entwickelt haben.

Dieser Frage gilt es aus strategischer Sicht („Welches Signal wollen wir dem Markt, unseren Gästen, unseren Mitarbeiter:innen und unseren Geschäftspartner:innen geben?“) und aus rein wirtschaftlicher Sicht („Ab wann zahlt es sich denn überhaupt aus?“) zu begegnen.

Strebt man als Mindest-Umsatz-Ziel die Abdeckung der variablen Kosten und der mit der Öffnung einhergehenden zusätzlichen Kosten für Mitarbeiter:innen und Betrieb an, dann lässt sich dieser für einen definierten Zeitraum (Woche oder Monat) mit folgender Formel (je nach Betriebstyp angepasst) errechnen:

Zusätzliche Kosten (Mitarbeiter:innen und Betrieb) / Deckungsbeitrag pro Nächtigung (Zimmer) = Mindest-Gäste-(Zimmer-) Zahl

Mindest-Gäste- (Zimmer-) Zahl X erzielbarer Preis = Mindest-Umsatz (pro Woche)

Der Deckungsbeitrag pro Nächtigung (pro Zimmer) errechnet sich aus dem erzielbaren Preis (nach Abzug der Provisionen und Kommissionen) pro Nächtigung (pro Zimmer) abzüglich der variablen Kosten (Wareneinsatz, Wäsche, Reinigung, Verbrauchsmaterialien, Guest Supplies, etc.). Die Deckungsbeiträge etwaiger Nebenerlöse sind noch zu addieren.

Die zusätzlichen Mitarbeiterkosten bei Öffnung sind die durch die Öffnung zusätzlich entstehenden Mitarbeiterkosten, damit ein Betrieb über eine Woche überhaupt möglich wird. Das sind also die Kosten für alle neu einzustellende Mitarbeiter:innen bei Saison-Start und die Erhöhung der Kosten der Mitarbeiter:innen, die sich in Kurzarbeit befinden und wieder mehr arbeiten müssten. Dazu kommen noch Betriebskosten (Strom, Heizung, Wasser, Kanal, Müll, …).

Erst wenn der erzielbare Umsatz über dem Mindest-Umsatz liegt und damit sukzessive auch Fixkosten abgedeckt werden, erscheint eine Betriebseröffnung aus kurzfristiger und rein wirtschaftlicher Betrachtung als sinnvoll.

Langfristige strategische Überlegungen sollten jedenfalls mit ins Kalkül gezogen werden und eine Hotel-Öffnung soll auch in schwierigen Zeiten vorrangiges strategisches Ziel jedes Unternehmens bleiben.

Vor dem Hintergrund des unsicheren Marktes und des Corona-bedingten „Abstand-Haltens“ könnte bei der Szenarien-Simulation folgende zweite strategische Überlegung einbezogen werden:

Mit welcher Kapazität sperren wir auf?

Eine in der Hotellerie noch nicht oft verwendete, aber in diesen Zeiten durchaus überlegbare Strategie könnte für manche Betriebe eine Kapazitäts-Steuerung (nach dem Ziehharmonika-Prinzip) sein. Hier könnten Hoteliers von Kolleg:innen aus der Gastronomie an Standorten mit schwankenden Frequenzen lernen, die je nach Geschäftsgang, Räume öffnen oder schließen und den Mitarbeiter-Einsatz entsprechend anpassen und das oft ganz kurzfristig.

So könnte es im heurigen Winter für den einen oder anderen Betrieb durchaus Sinn machen, die Zimmer- und damit Gäste-Kapazitäten zu Beginn zu reduzieren und erst sukzessive mit Anziehen der Nachfrage zu erweitern. Den Schlüssel dazu bilden die Bereitschaftskosten und hier vor allem die Mitarbeiterkosten für die zusätzlichen Saison-Mitarbeiter:innen. Die betriebswirtschaftliche Chance liegt in der Reduktion der sprungfixen Kosten (Anzahl der Saison-Mitarbeiter:innen), das Risiko u.a. in der Sorge, kurzfristig zusätzliche Mitarbeiter:innen zu bekommen bzw. langjährig treue Saisoniers dadurch zu verlieren. Das äußerst kurzfristige Buchungsverhalten (wie wir sie auch schon im heurigen Sommer erlebt haben und im Winter noch extremer werden dürfte) führt heuer zu großen Planungsunsicherheiten in den Betrieben und macht solche für Mitarbeiter:innen sicher unpopuläre Strategie überlegenswert. Diese Strategie gehört jedoch im Vorfeld genau geprüft und die idealen Kapazitäts-Stufen an Hand der Veränderungen der sprungfixen Kosten im Zusammenhang mit den Gästefrequenzen errechnet. Die Rechenaufgabe lautet, wie viele Gäste können durch das Basis-Team entsprechend den Qualitäts-Versprechen der Betriebe betreut werden und ab wie vielen Gästen (belegten Zimmern) benötigt man in Küche, Service, Housekeeping, usw. jeweils eine Mitarbeiter:in mehr?

Neben der Reduktion der Bereitschaftskosten für das Unternehmen, würde eine Kapazitäts-Reduktion auch für Gäste und das Marketing einige Vorteile wie mehr Platz im Restaurant (nur jeder 2. Tisch besetzt), weniger Gäste zugleich am Buffet, mehr Platz im Wellnessbereich (nur jede 2. Liege belegt, Saunen exklusiv nutzbar,….), weniger Gäste in den öffentlichen Bereichen usw. Diese Vorteile für die Gäste könnten im Marketing herausgearbeitet und proaktiv kommunizieren werden.

Einen dritten Ansatz zur Vorbereitung auf den Winter könnte für einzelne Betriebe eine zeitliche Kapazitätssteuerung bilden:

Lassen sich die Gäste-Ansammlungen reduzieren?

Wenn sich Kapazitäts-Reduktionen nicht realisieren lassen, könnte eine Reduktion von Gäste-Ansammlungen zur gleichen Zeit in den öffentlichen Bereichen eines Hotels (Restaurant, Lobby und Wellnessbereich) über zeitliche Kapazitäts-Steuerungen erreicht werden. So würden 2 Sitzungen beim Frühstück (zB 8.00 und 9.30 Uhr) und Abend-Essen (17.00 und 19.00 Uhr) die Restaurant-Belegungen schlagartig reduzieren. Den Gästen, die nach dem Schifahren schon um 17.00 Uhr zum Abendessen kommen, würde dann ab 19,00 Uhr der Wellnessbereich bis 23.00 Uhr exklusiv zur Verfügung stehen. Da finden sich mit Sicherheit Gäste, die dieses Angebot gerne annehmen und sich damit nicht am Nachmittag in den überfüllten Spa drängen müssen. Nachdem heuer im Winter Konsumationen direkt an der Bar höchst wahrscheinlich nicht bzw. nur äußerst eingeschränkt möglich werden, wird es hier kaum zu Menschenansammlungen kommen. Um den dadurch zu erwartenden Rückgang der lukrativen Getränkeerlöse entgegenzusteuern, werden heuer zu Saisonstart für alle Service-Mitarbeiter:innen Verkaufsschulungen nach dem Motto „Die Bar kommt zum Gast“ oder „Getränke-Verkauf am Tisch verdoppeln“ Sinn machen.

Sollte es wider allen aktuellen Prognosen zum Trotz doch zu einer „Schönwetter-Phase“ im Winter kommen, dann sollten die einzigen Sorgen der Branche darin liegen, wie sie die Kurzfristigkeit bei den Gäste-Anfragen händeln und wie sie zu zusätzlichen Mitarbeiter:innen kommen.

Denn eines ist klar, wenn die Menschen reisen dürfen, werden sie nach langer Isoliertheit in den Wohnungen und Häusern mit hoher Wahrscheinlichkeit große Sehnsucht nach Durchatmen, Bewegung und Winterfrische in der Natur verspüren und die Angebote des heimischen Winter-Urlaubs-Tourismus annehmen. Möge dieses Szenario Realität werden und der Sonnenschein im Winter überwiegen!